Lo importante y lo urgente

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Imaginemos un día normal de trabajo. Estamos dispuestos a enfocarnos en un proyecto muy importante para el colegio o la empresa donde trabajamos, y justo antes de comenzar a hacerlo, el teléfono suena. Se trata de una persona particular que está coordinando la entrega de unos uniformes para ese mismo día, o el servicio de sonido para un evento, o una persona que está preguntando por una dirección. No hay nada más urgente que contestar el teléfono, dicen por ahí. Siempre lo atendemos, sin darnos cuenta de lo que dejamos a un lado por hacerlo.

Al día vivimos cumpliendo con diversos compromisos, atendiendo a diferentes situaciones y comunicándonos con diferentes personas. Es común que estemos constantemente comunicados. Cada cierto tiempo revisamos nuestras redes sociales a través del teléfono o cualquier otro dispositivo, incluso en medio de comunicaciones o reuniones importantes.

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Franklin Covey, una compañía internacional enfocada en el liderazgo, recomienda para lograr la concentración sin distracción, aprender a diferenciar lo importante de lo urgente. Llevar una agenda en la que prioricemos las actividades de cada día en función de su importancia puede ser una estrategia muy útil para concentrarnos en lo importante. Esta distinción es esencial para lograr las prioridades más altas a nivel personal y organizacional.

Franklin Covey desarrolló una matriz muy básica, que puede ayudar a visualizar de forma gráfica estos elementos y que puede ser útil a la hora de clasificar y priorizar ciertas tareas o de tomar ciertas decisiones. La matriz funciona así: a través de la distinción entre dos variables: el nivel de importancia y el nivel de urgencia, se traza un plano cartesiano en el que hay cuatro segmentos, las cosas importantes que pueden ser urgentes o no, y las cosas no importantes también pueden ser urgentes o no. A continuación se muestra la representación gráfica de la matriz, y las recomendaciones que el doctor Covey realiza en cada uno de los casos.

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¿Cómo llenarías tú esta matriz? ¿Podría servirte para organizarte mejor en tu trabajo? Puedes encontrar más información sobre Franklin Covey y más temas que han desarrollado para impulsar el liderazgo en este enlace.