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Imaginemos un día normal de trabajo. Estamos dispuestos a
enfocarnos en un proyecto muy importante para el colegio o la empresa donde
trabajamos, y justo antes de comenzar a hacerlo, el teléfono suena. Se trata de
una persona particular que está coordinando la entrega de unos uniformes para
ese mismo día, o el servicio de sonido para un evento, o una persona que está
preguntando por una dirección. No hay nada más urgente que contestar el
teléfono, dicen por ahí. Siempre lo atendemos, sin darnos cuenta de lo que
dejamos a un lado por hacerlo.
Al día vivimos cumpliendo con diversos compromisos,
atendiendo a diferentes situaciones y comunicándonos con diferentes personas.
Es común que estemos constantemente comunicados. Cada cierto tiempo revisamos
nuestras redes sociales a través del teléfono o cualquier otro dispositivo,
incluso en medio de comunicaciones o reuniones importantes.
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Franklin Covey, una compañía internacional enfocada en el
liderazgo, recomienda para lograr la concentración sin distracción, aprender a
diferenciar lo importante de lo urgente. Llevar una agenda en la que
prioricemos las actividades de cada día en función de su importancia puede ser
una estrategia muy útil para concentrarnos en lo importante. Esta distinción es
esencial para lograr las prioridades más altas a nivel personal y
organizacional.
Franklin Covey desarrolló una matriz muy básica, que puede
ayudar a visualizar de forma gráfica estos elementos y que puede ser útil a la
hora de clasificar y priorizar ciertas tareas o de tomar ciertas decisiones. La
matriz funciona así: a través de la distinción entre dos variables: el nivel de
importancia y el nivel de urgencia, se traza un plano cartesiano en el que hay
cuatro segmentos, las cosas importantes que pueden ser urgentes o no, y las
cosas no importantes también pueden ser urgentes o no. A continuación se
muestra la representación gráfica de la matriz, y las recomendaciones que el
doctor Covey realiza en cada uno de los casos.
Fuente de la imagen: https://www.gestiopolis.com/
¿Cómo llenarías tú esta matriz? ¿Podría servirte para
organizarte mejor en tu trabajo? Puedes encontrar más información sobre
Franklin Covey y más temas que han desarrollado para impulsar el liderazgo en este enlace.
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